ホール運用

- まず「予約管理表」である。マイクロソフト･エクセルで原形を作成し、指示することにより、日付が挿入され、それをプリントして、手書きで記入することとしている。パソコンで予約管理はしていない。何故ならば、これが一番だからである。最近は何でも機械的にパソコンなど利用する人がいる。手書きの方がはるかに便利で省エネである。パット書けて、どんなページでも「パッ」と見ることが出来る。鉛筆書きで直すのも簡単である。
- 次は「利用書」である。仮の予約、予約から利用終了まで使う。同様に鉛筆書きである。ホール開業前に制定した様式だが、小変更で20年使い続けている。B5版両面のものだが、ここにほとんどの情報が記入できるようになっている。私も日に半分ほどはパソコンを使うことも多い。しかし、何でもパソコン人種は理解できない。彼等は効率が悪い面を知らないのである。
  利用書という名称は、予約だけでもなく終了まで使うので、こんな名称としたものである。
- 会社などで標準化→帳票化などやってきた私なので、比較的容易に準備できた。こんなことで20年間の運営で、予約がダブったということはない。唯1回ヒヤリとしたことがある。相手も悪いのだが、電話で安直な日程変更をしてきた。空いている日なので変更を事務が受けた。ところが、それを上記二帳票に記帳するのを忘れた。当日、利用者が来ない。おかしいと思っていると、記入漏れだった。幸い間際の変更であったので、その間別の人が入ることはなかった。
- 後は「収入管理」帳票だけである。

- 仮予約（正規予約までの一時のもの）
- 本予約（正規予約されているもの）
- 精算済（利用を終えたもの）

予約は何年先でも結構である。カレンダーだが、こんな仕事をしていると数年先まで欲しい。これもマイクロソフト･エクセルで4年分がわかるように作成し、更新している。

予約だが、抽選はしない。これは当初からの方針である。計画が早い人が予定通り使えるからである。計画性が高い人だから、そのような人の方が大方楽だからである。ただ、昔妻やその友人達が、抽選にはずれてはまた別の会場探しをやっていたり、当選確率を高めるために複数でそしらぬ顔で抽選し、当たった友人の名前でグループで使うなどやっていた。こんな馬鹿げたこともしたくなかったからである。

「ピアノやバイオリンの発表会など」定型的なものは事前打ち合わせも原則としてしない。わざわざお越しいただく必要もないので、利用書に記入してFAXなりしていただくことが多い。ただ、これを忘れるので利用の２ヶ月ほど前になると、事務から機械的に催促郵便を送ることにしている。

看板だが、習字を習うことにした。しばらくはパソコン・コピー機で拡大などでやっていたのだが、面倒なことと、いずれ静かな趣味も必要だろうと還暦直前から習いはじめた。気まぐれな生徒だから上手くはならないが、パッと用意できるようになった。習字の一番の利点は「紙全体を眺めて、書くものをイメージし、同じ筆で、大きな字でも小さな字でも、粗密や字の間隔などすべてを、自由な勘で」パッと書けてしまうことである。生産性がはるかに高い。

電子メールで細かい問合せをやりとりすることはしていない。最近、一部の人は「ちょっと電話でもすればよいものまで、メールでコチョコチョ書いてくる」人がいる。書かれたことで100％満足することはないから、何回かメールを授受することになる。全く面倒で生産性が低く馬鹿馬鹿しい。こんなことでメールでの授受は原則やらないことにしている。これで、困ったことはない。ただ、プログラムなどをメールの添付書類などで送ってくれる人にはそうしてもらう。FAXよりはるかによいからである。

こんなことで運営していると、今年を終わって、その日に来年はこの日などという方々も多い。そんな方には予約金は不要なのだが、曖昧な人も中には居るので、予約金は預かることにして、ドタキャンなどには返金しないようにしている。ただこんなこともある。長年使用していた人がキャンセルしてきた。事情をお聞きすると親御さんがなくなってと言うことだった。予約金はお返しした。逆にドタキャンして返せと執拗に迫ってきた人も居たのだが、お返ししなかった。そんな人は今後はこちらもお断りである。